Cara penulisan Direct Request

Cara penulisan Direct Request

PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST)

Jenis atau tipe pesan yang paling umum digunakan adalah penyampaian langsung pada poin yang dituju. Pesan ini dapat berbentuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan langsung ini dapat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim, dan permintaan kredit rutin.

Isi dari sebuah surat Direct Request harus terdiri dari 3 bagian antara lain:

  1. Bagian Awal

Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan, yang berisi tentang alasan kita dalam mengajukan atau meminta sesuatu. Kalimat yang digunakan hendaknya haruslah jelas, singkat dan tidak bertele-tele, tujuannya adalah agar pihak atau orang yang membaca pemintaan kita menjadi lebih paham akan maksud yang terkandung dalam surat permintaan tersebut.

         

  1. Bagian Pertengahan

Bagian ini merupakan penjelasan rinci dari apa yang kita tuliskan pada bagian pendahuluan, berisi hal-hal yang bersifat rincian dari maksud permintaan. Teknis penyusunan kalimat dan kata-kata dapat menggunakan serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Dapat berisi tentang pertanyaan mengenai teknis, dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita minta. Jika permintaan lebih dari satu jenis, sebaiknya kita membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan.

  1. Bagian akhir

Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktu, dan ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, sebaiknya perlu mencantumkan beberapa informasi penting seperi nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.